2011-09-27 20:20:03

Fundamenty nowoczesnego zarządzania nieruchomościami

W relacjach pomiędzy zarządami wspólnot a zarządcami istnieje klarowny podział obowiązków. Zarządca wspiera działania zarządu swoją wiedzą i doświadczeniem oraz wykonuje podejmowane przez zarząd decyzje. Prawdziwą władzę posiadają zawsze i tylko właściciele. Uświadomienie i akceptacja tego podziału ról to pierwszy krok do owocnej współpracy.

Co to jest wspólnota, kiedy powstaje i jak zostać jej członkiem?

Wspólnota mieszkaniowa to ogół właścicieli lokali w danej nieruchomości. W Polsce jest to stosunkowo młody twór. Pierwsze wspólnoty powstawały dopiero w 1995 roku, czyli tuż po wejściu w życie Ustawy o własności lokali, która definiuje Wspólnotę Mieszkaniową i reguluje jej działanie.

Wspólnota Mieszkaniowa powstaje samoistnie, z mocy prawa, w momencie podpisania pierwszej notarialnej umowy zakupu lokalu w danej nieruchomości. Członkiem wspólnoty zostaje się automatycznie, stając się właścicielem lokalu w nieruchomości, a przestaje się być nim na skutek sprzedaży lokalu. Członkostwa nie można zawiesić lub zrezygnować z niego. We wspólnocie pozostaje się tak długo, jak długo posiada się akt własności lokalu.

Wyodrębnienie lokali jest czynnością prawną polegającą na utworzeniu nowej nieruchomości lokalowej w obrębie istniejącej nieruchomości budynkowej. Wspólnota zajmuje się częścią wspólną – czyli wszystkim tym, co znajduje się poza wyodrębnionymi lokalami i służy do użytku więcej niż jednemu właścicielowi. Swoją nieruchomością (lokalem) każdy z właścicieli zajmuje się samodzielnie.

Zarząd Wspólnoty

Naturalnym jest, że w codziennym życiu mieszkańcy korzystają ze wspólnej infrastruktury, dostawy mediów czy wywozu nieczystości. Nieruchomość jest sprzątana, a o sprawy administracyjne dba np. wykwalifikowana firma. Trudno sobie wyobrazić, by każdy mieszkaniec należący do wspólnoty musiał podpisać osobiście umowę np. na dostawy mediów do części wspólnych czy wywóz nieczystości, dlatego Wspólnota Mieszkaniowa musi posiadać reprezentanta. Reprezentantem tym jest Zarząd, który w imieniu reszty mieszkańców dba o części wspólne. Jeżeli w skład wspólnoty mieszkaniowej wchodzi więcej niż 7 lokali, to wspólnota zobowiązana jest do wybrania Zarządu nieruchomości wspólnej lub do powierzenia zarządzania wyznaczonym osobom.

Ustawa o własności lokali przewiduje następujące typu zarządów:

Zarząd właścicielski – jest to grupa osób wyłoniona przez członków wspólnoty poprzez podjęcie uchwały o powołaniu Zarządu. W skład Zarządu właścicielskiego (wbrew nazwie) mogą wchodzić nie tylko osoby będące właścicielami lokalu we wspólnocie ale także "osoby z zewnątrz". Członkiem zarządu może być także osoba fizyczna nie posiadająca lokalu we wspólnocie. Liczbę członków Zarządu ustala Wspólnota. Najczęściej spotyka się Zarządy 3-5 osobowe.

Zarząd powierzony – jest wtedy, kiedy właściciele decydują się, by funkcje Zarządu pełniła np. profesjonalna firma zajmująca się zarządzaniem nieruchomościami. Firma taka musi zatrudniać wówczas osoby posiadające licencje zawodowe Zarządcy Nieruchomości.

Istnieje także trzeci typ zarządu, który spotyka się w sytuacjach wyjątkowych, tzw. zarząd przymusowy. Jest on powoływany przez sąd np. na skutek braku możliwości wyłonienia zarządu w sposób przewidziany w ustawie.

Zakres kompetencji zarządu, władza czy obowiązek?

W przeciwieństwie do spółdzielni mieszkaniowych, we wspólnotach ustawa o własności lokali nie określa dodatkowych funkcji takich jak prezes czy wiceprezes zarządu. Każda osoba wchodząca w skład zarządu jest jego członkiem i ma zarówno taki sam zakres kompetencji jak i obowiązków. Z punktu widzenia codziennych zadań i sprawności działania zarządu dobrze jest jednak, jeśli wewnątrz zarządu kompetencje są podzielone. Podział taki pozostaje jednak sprawą jedynie wewnętrznych ustaleń pomiędzy poszczególnymi członkami.

Zarząd podejmuje samodzielnie czynności tzw. "zwykłego zarządu", czyli robi wszystko, co wiąże się z załatwieniem bieżących spraw np.

  • zawiera umowy o dostawę usług dla nieruchomości wspólnej, dba o ciągłość dostaw mediów (woda, gaz itp.) czy usuwanie nieczystości,
  • prowadzi ewidencję przychodów i kosztów oraz rozliczenia związane z nieruchomością wspólną,
  • przygotowuje roczne sprawozdania i plany gospodarcze, organizuje i zwołuje zebrania członków wspólnoty,
  • realizuje uchwały wspólnoty.

Szereg czynności związanych z działaniem wspólnoty wykracza jednak poza kompetencje "zwykłego zarządu". W takich przypadkach decyzje muszą być podejmowane na mocy uchwał wspólnoty. Z reguły decyzje takie podejmuje się podczas zebrań - w trakcie głosowania nad uchwałami. Decyzje przekraczające "zwykły zarząd" to np.

  • ustalenie wynagrodzenia dla członków zarządu,
  • przyjęcie planu finansowo-gospodarczego
  • ustalenie wysokości zaliczki na poczet kosztów utrzymania nieruchomości wspólnej
  • zmiana przeznaczenia części wspólnej, zgoda wspólnoty na rozbudowę czy przebudowę części wspólnej.

Osoba pełniąca funkcję w zarządzie nie posiada żadnej dodatkowej władzy czy kompetencji w stosunku do innych właścicieli. Błędnym jest zatem przekonanie, że funkcja taka związana jest z władzą. Członek zarządu nie może nikomu niczego nakazać, nie pełni roli organów ścigania ani roli mediatora pomiędzy skłóconymi sąsiadami. Na zarządzie ciąży natomiast odpowiedzialność za rzetelność wykonywania obowiązków określonych w ustawie.
Zarządca vs zarząd, kiedy współpraca jest najbardziej owocna?

Wybór profesjonalnego zarządcy to poważna decyzja. Decydując się na zatrudnienie zewnętrznej firmy zarząd wspólnoty powinien kierować się wieloma kryteriami, ale przede wszystkim powinien zwrócić uwagę na jej doświadczenie. Warto jest też wykonać badanie rynku poprzez zebranie referencji w rozmowach z członkami zarządów innych wspólnot. Nie należy kierować się tylko powierzchownymi i nierzadko przekłamanymi opiniami spotykanymi na forach internetowych. Dobrym pomysłem jest zebranie wszelkich możliwych informacji na temat potencjalnego partnera i zweryfikowanie prawdziwości sloganów reklamowych u osób, które współpracują z danym zarządcą na co dzień. Członkowie zarządów muszą mieć świadomość, że zarządca jest wykonawcą woli zarządu i musi działać profesjonalnie oraz kompleksowo.

Lux-Dom od lat stosuje taktykę strategicznych decyzji, kiedy to Zarząd właścicielski podejmuje decyzje strategiczne takie jak np. wytoczenie sporu sądowego przeciwko deweloperowi, a Lux-dom jest wykonawcą owej decyzji, realizując taktykę opracowaną przez Lux-Dom, ale zaakceptowaną przez zarząd. Będąc we wspólnocie należy mieć świadomość, że w często spotykanych sporach pomiędzy wspólnotą a deweloperem, zatrudniony na mocy umowy handlowej Zarządca nie jest stroną. Większość firm zarządzających w takich sytuacjach ogranicza się do sfery organizacyjnej i doradczej, natomiast prawdziwą władzę posiadają zawsze i tylko właściciele.